Co powinieneś wiedzieć o obsłudze informatycznej firm

Kiedy firma szuka outsourcingu IT, proces może być nieco skomplikowany. Często proces ten rozpoczyna się od zapytania ofertowego. Proces ten jest wykonywany przez menedżerów IT, którzy mają najbardziej wszechstronne zrozumienie potrzeb informatycznych firmy. Menedżerowie IT obawiali się jednak, że trudno będzie obiektywnie rozważyć różne oferty. Dlatego stworzyli zespół zadaniowy ds. informatyki, który ma podejmować ostateczne decyzje.

Outsourcing IT oparty na projektach

Usługi IT dla firm oparte na projektach to realne rozwiązanie dla firm każdej wielkości, które nie mają czasu, zasobów lub wiedzy, aby samodzielnie opracować oprogramowanie. Jest to szczególnie przydatne w przypadku mniejszych inicjatyw, które nie są podstawowymi produktami i które nie wymagają rozległej wiedzy inżynierskiej lub rozwojowej. Dzięki outsourcingowi firmy mogą tworzyć unikalne produkty bez konieczności angażowania wewnętrznych zespołów programistów. Ponadto, proste projekty o z góry określonych wymaganiach mogą być szybko i łatwo zrealizowane przez firmę outsourcingową bez żadnego wkładu ze strony klienta.

Inny popularny model obsługi IT dla firm obejmuje rozszerzenie personelu, co polega na zatrudnieniu zewnętrznego specjalisty do konkretnego projektu. Sprzedawcy augmentacji personelu zapewni CV i innych pracowników, i to jest zwykle tymczasowy układ. Firmy często wybierają ten model, gdy potrzebują dodatkowego wsparcia dla większego projektu i chcą mieć większą kontrolę nad projektem. Ponadto, mogą one skalować wielkość zespołu w górę lub w dół w dowolnym momencie.

Ukryte koszty

Firmy outsourcingowe powinny być świadome ukrytych kosztów z tym związanych. Koszt procesu przejścia jest kosztem nieuchwytnym, który często jest pomijany przez firmy. Koszt zarządzania outsourcingiem różni się w zależności od rodzaju działań i charakteru sprzedawcy. Firmy powinny zawrzeć w umowie pewne klauzule, aby zapewnić płynne przejście.

Koszty radzenia sobie z różnicami kulturowymi mogą dodać od trzech do siedmiu procent do całkowitego kosztu outsourcingu. Firmy powinny brać pod uwagę różnice kulturowe przy wyborze dostawcy. Bliskie dopasowanie kulturowe zapobiegnie błędnej komunikacji i pozwoli uniknąć niepotrzebnych kosztów. Ten czynnik jest często pomijany przez firmy, ale jest niezbędny do zmniejszenia kosztów. Co więcej, firmy powinny wybrać miejsce outsourcingu tak, aby istniało niskie ryzyko nieporozumień kulturowych.

Innym ukrytym kosztem jest czas i pieniądze poświęcone na zadania administracyjne. Outsourcing wymaga czasu na administrowanie projektem i monitorowanie pracy wykonywanej przez zespół. Wymaga również pieniędzy na przegląd wyników i zapewnienie, że firma outsourcingowa wywiązuje się ze swoich zobowiązań. Można to zrobić poprzez organizowanie spotkań lub za pomocą wideokonferencji. Inne działania, takie jak raportowanie wyników i przegląd postępów projektu, również mogą wiązać się z kosztami.

Jeśli chodzi o proces outsourcingu IT, musi istnieć umowa, która obejmuje przyszłe wymagania i zmiany technologiczne. W całym cyklu życia umowy ważne jest, aby utrzymać otwartą komunikację i uniknąć niepotrzebnych niespodzianek. Podczas outsourcingu operacji IT ważne jest, aby rozważyć koszty umowy.

Choć wiele firm postrzega outsourcing jako oszczędność kosztów, ukryte koszty tego procesu są często znacznie wyższe niż przewidywane. W wielu przypadkach firmy będą musiały wydać tysiące dolarów na zatrudnienie nowego dostawcy, wdrożenie nowego procesu lub ocenę wydajności dostawcy. Te ukryte koszty mogą łatwo dodać do dwudziestu procent do całkowitego kosztu całego procesu.

Kolejnym ukrytym kosztem outsourcingu są koszty powtarzające się. Pomimo korzyści płynących z obsługi IT dla firm, koszty są często trudne do oszacowania i kontrolowania. Ukryte koszty outsourcingu dla firm mogą sprawić, że projekt będzie droższy, ale efekt końcowy może być opłacalny dla obu stron. Dopóki proces jest odpowiednio zaplanowany, większość kosztów jest możliwa do opanowania.

Złożoność projektu

Rozważając usługi outsourcingowe, należy wziąć pod uwagę zarówno skalę, jak i możliwość dostosowania projektu. Każdy projekt będzie miał inne potrzeby, więc ważne będzie wybranie dostawcy usług outsourcingu IT, który będzie wystarczająco elastyczny, aby obsłużyć projekt i skalować się w razie potrzeby. Ponadto ważne jest, aby znaleźć partnera, który będzie w stanie zarządzać projektem w sposób terminowy i opłacalny.

Dostawcy usług IT zazwyczaj rozliczają swoich klientów na podstawie czasu i materiałów lub stałej ceny, a odpowiedni model umowy zależy od rodzaju usługi. W przeszłości większość projektów outsourcingu IT była rozliczana na podstawie czasu i materiałów, ale wraz z rozwojem branży zmieniły się również modele umów. Niektórzy dostawcy usług informatycznych przestawili się na bycie kompleksową obsługą dla swoich klientów, zapewniając szeroki zakres usług informatycznych dla firm od światowej klasy dostawców. Jednak decyzja, którego dostawcę wybrać, może być trudnym procesem. Proces wyboru dostawcy usług powinien być dobrze zaplanowany, ze zrozumieniem i zarządzaniem kompromisami.

Jednym z największych błędów popełnianych przez firmy podczas outsourcingu obsługi IT dla firm jest pośpiech w realizacji projektu bez odpowiedniego planowania. Według Gartnera, projekt outsourcingowy może skutkować zwiększonymi kosztami i słabymi wynikami, jeśli firmy nie przygotują się dokładnie. Aby uniknąć tych błędów, firmy powinny najpierw ocenić dojrzałość swoich operacji IT.

Choć większość firm dąży do obniżenia kosztów IT, projekty outsourcingowe mogą być skomplikowane. Outsourcing nie jest tanim ani prostym procesem, a wiele projektów kończy się niepowodzeniem z powodu kosztów i złożoności. Jednak dzięki odpowiedniemu planowaniu i właściwemu partnerowi outsourcingowemu można z powodzeniem zarządzać i realizować projekt outsourcingu IT.

Koszty outsourcingu będą się wahać przez cały okres trwania projektu. Zazwyczaj koszty początkowe są najwyższe. Oznacza to, że firmy mogą nie być w stanie zrealizować znaczących oszczędności aż do lat po zakończeniu pierwszego projektu. Dlatego ważne jest, aby firmy spodziewały się niższej wydajności w początkowej fazie projektu.

Niezawodność

Niezawodność jest ważnym elementem obsługi informatycznej firm, który należy dokładnie rozważyć. Niezawodna usługa oznacza, że systemy są dostępne i mogą dostarczać wyniki, gdy jest to wymagane. Oznacza to również, że użytkownicy mogą być pewni, że systemy będą działać zgodnie z oczekiwaniami. Pojęcie niezawodności zyskuje na znaczeniu w miarę jak systemy informatyczne stają się coraz bardziej złożone i wymagające. Niezawodność ma kluczowe znaczenie dla akceptacji użytkowników i osiągania korzyści biznesowych z inwestycji technologicznych.

Niezawodność można poprawić przy bardzo niewielkich kosztach, a większość działań jest stosunkowo prosta. Na przykład, lepsze podstawowe kontrole, opłacalne narzędzia do monitorowania stanu, lepsze planowanie i harmonogramowanie oraz rejestrowanie pracy mogą poprawić niezawodność. Eliminacja problemów u źródła to kolejny sposób na poprawę niezawodności.

Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy usług outsourcingu IT jest poziom wsparcia i wiedzy specjalistycznej. Doświadczony dostawca może zapewnić niezawodne wsparcie, jeśli ma ugruntowaną pozycję i zatrudnia wykwalifikowanych pracowników. Jednak niewłaściwy dostawca może nalegać na systemy i procesy, które będą utrudniać działalność i zmniejszać funkcjonalność.

Jakość oprogramowania jest kluczowym składnikiem niezawodności. Niezawodna aplikacja może być używana przez miliony ludzi, ale musi być konsekwentnie utrzymywana. Inżynierowie oprogramowania powinni być odpowiedzialni za bieżące działania, a nie tylko za projekt. Muszą współpracować z menedżerami operacyjnymi, aby zapewnić, że oprogramowanie działa zgodnie z projektem.

Chociaż koszt outsourcingu jest niski, nie powinien być jedynym czynnikiem branym pod uwagę. Niektórzy właściciele firm wolą niezawodność od kosztów. Niektórzy nawet idą dodatkową milę, przenosząc swoje fabryki i pracowników bliżej swoich dostawców. Przynoszą również pracę, która była wcześniej zakontraktowana. Na przykład Ellen Kullman z Carbon Inc. pracowała kiedyś dla DuPont.

Niektóre firmy zlecają na zewnątrz pewne procesy, takie jak testy i analizy. Mogą również zlecić prowadzenie sklepu z częściami zamiennymi. Jest to często zalecane przez dział finansowy, ponieważ zwiększa kapitał obrotowy i poprawia bilans. Wykazano jednak, że outsourcing może negatywnie wpłynąć na wydajność operacyjną i niezawodność systemu.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]